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大型超市经营的理念与技术

数字支持的业务控制

这同样也存在一个对象问题。还以采购为例,要想控制这个采购行为,首先就要规定流程。这个流程也是个数字化的概念,很讲究,它是业务线型运动化的结果,是个数学概念。这个流程要设计得合理,使它体现四权分离的这样一个结构。
采购协议是和供货商签的合同。签采购协议的人决定了向谁买、买什么、什么价;而建议订单则是由计算机根据销售率、库存量、在订单量自动计算出来的。订单由另外一个部门来下,它在审核了这些订单是否合理后才决定下不下单。如一种矿泉水进不进、进多少,不是由采购部门决定,而是由另外一个叫采购支持部来决定的。所以,建议权和决定权是分离的。订单不能下给合同中没有的供货商。收货时,收货部门按照计算机传给他的收货单数量收货。结款时,计算机自动生成与各个供货商的结款单。由于计算机出来了参数,财务部门就能决定结还是不结。这样一个科学化的流程,把采购当中可能导致失误或导致作弊的行为都控制住了,也就是说,数字化经营使采购中的权力受到了制约。
在这样一个流程下要设定以下参数:采购量、利润额、利润率、销售率、周转率、到货率和结款率等,都与采购有关。例如结款,按现代经营理念就是要求精确,多结不行,少结也不行。为什么?多结了企业自己吃亏;少结了,影响与供货
商的关系,如果因此断了货,就是麻烦事。所以说结款率应该有个指标,该结的
就得结,不该结的就是请吃饭也不能结。这些参数定了以后,就可下达数字指令
,使采购任务通过数字体现出来。所谓任务就是指令,这个指令必然含有数字,
不能只是抽象地要求作到“积极主动、热情周到、大公无私”,这些话太模糊、
太虚了,必须用数字把标准给出来,然后再看他采购的商品销售后的数字结果:
他的周转率是不是合乎标准,他的销售额是不是合乎标准,他的利润是不是合乎
标准……每个环节都要用数字说话,这就叫数字监察。只有这样才能够控制整个
经营的过程。这样每周来一次,或每月来一次,一但发现数字不符,就可及时调
整。如果是因为制度不合理,改制度;如果是因为人不合适,换人!

数字支持的评价

对经营结果进行评价也依然要通过对象、参数、数字和结果来看。如衡量收款员的勤劳度。大家都知道,百货佛山商店软件是开单子在指定柜台交款的,今天东西卖得少,收款就少,所以没法评价收款员个人。在佛山超市收银机,是开放式售货,结算往往有一
排收款机,某个收款员不勤快,或业务水平低,就会导致他面前的客户受阻,别
人一天收100笔,他一天收30笔,显而易见,对这要有一个评价方法。即通过平均
交易笔数和实际交易笔数评价其勤劳度。通过这些数字,可以及时疏导客流,作
出相应调整。同样,通过这些数字,也可评价任何一个部门/佛山商店软件、任何一个职员
贡献,评价任何一个商品的销售,以及评价任何一个供货商、任何一个顾客(如
个人、集体的购买次数)以及任何一种营销方式等等。比如说评价某一个会员商
店的顾客在这儿的购买率、购买额,就会发现哪个是重点顾客。再接着分析,可
发现哪一类的顾客是这儿的重点顾客群。当发现购买率高、购买额大的全是单位
顾客而不是个人时,服务就应当对这些集体会员有所侧重,通过照顾和其它方法
拉住这些顾客,并用数字对顾客在佛山超市收银机的表现进行评价,以此来指导自己的佛山超市收银机
改进工作,提高服务水平。
数字支持的行为准则还可举个例子。如仓储佛山超市收银机要求理货员“补货及时、准确,保持上架商品清洁”。这不是一个指标,不是一个完成额,也不是一个决策,它只是商业企业岗位上一条行为准则。这样的准则如果不落实到可以衡量检查的数
字上,就会变成一句空话。所以,有必要设置一些参数。如货架上的商品不能少
于50%,如果少了,看出现过几次,要用数字卡住并记录下来,一周或是一个月总
结一次。货架由清洁变成蒙上尘土和发现污物有几次,商品放错货架有几次,用
数字明确规定什么样给予惩罚,什么样给予奖励,这就是对行为的处置。把这样
的一个行为准则数字化,这个行为准则才有条件得以执行,同样,要求售货员积
极主动、热情待客,要求理货的人帐实相符等,都要跟上数字支持,否则就没有
可操作性。
以上所讲的数字化经营的概念,好象没有直接和计算机挂钩,事实上只有具备了数字化经营的理念,计算机才对佛山超市收银机有用,它正是用好一个计算机信息系统的前
提。如果一个大型超市的管理者没有这样的理念,看着这一大堆数字就觉得头痛,计算机对于他们就变成没用的东西了。

大型超市区别性特征

如果把零售业业务循环作一个抽象的描述,百货、超市等各种业态都是一样的,它们都遵循着一个基本的业务循环:计划→采购→库存→销售→分析,中间是财务。
大型超市不同于百货公司和购物中心等其它业态,具有其区别性特征。如果抓不住这一点,用的计算机系统张冠李戴,风马牛不相及,系统无法在超市里正常运
行,经营上必定会发生混乱。就是超市,也有大型和小型的差别,我们常见到,
在100平米的小超市中,收款人发现商品没条码,常常喊一声场内的售货员给看看
是多少钱。如果超市一万平米怎么办?50个出口怎么办?显然,小超市的作法在
大超市是行不通的。大超市在业务流程上和百货公司有所不同,百货公司是一个
多个进销存“子循环”构成的“母循环”,“子循环”为实,“母循环”为虚。
如百货公司的服装、电器部各有自己的进、销、存循环业务。整个业务,则是各
个部门汇总的,因而是虚的。在百货公司里,有好多部门的微循环,每个微循环
的过程控制得非常弱,甚至可以说很多情况下没有控制。管理好的公司,可以在
宏观上控制一下,管理不好的连宏观上都控制不住。
在大型超市里,不存在上面的问题,因为大型超市的业务流程是个单一的循环系统:计划→采购→库存→销售→销售分析,中间是财务。由于各个核算单位被打
破了,无法搞多个子循环;由于超市的低成本、低利润,资源必须得到充分利用,再到各个环节上去消耗掉一点,那就赔了。所以,超市必须在单一的循环中得
到严格的控制。另外,大型超市在组织结构上和百货公司也不同。百货公司是按
核算单位来设置的,如设儿童部、食品部、家电部等……以权力为核心,即一个
部进销存的所有权力都有;而在大型超市里是按业务流程来设置部门的,如设采
购部、支持部、售货部、现场营销部、防损部等,在这些部门中没有任何人有全
面的权力,而是以职责为核心的,在这里权力被制约了。
在核算体制上,大型超市也有其区别性特征。百货公司大部分是分级核算,个别的也有单级核算、一级核算,但不一定运行得很顺畅,这是由它本身的业务流程
和结构特点决定了的,而一级核算恰恰是大型超市最合适的核算体系。盘点时发
现丢了可乐,让谁赔?也可能是顾客拿了,走到家电柜时不想要了,就扔到货架
上。你让饮料部赔,他没法赔。真丢了,也不能让现场理货员来赔。在大型超市
没法用百货公司那种由部门“长收短补”的办法来解决盘点中数货不符的问题。
这里是一级核算体制。
在营销方式方面,大型超市和百货公司也有很多不同。百货公司是柜台销售,促销方式很简单,无非是打折优惠,发个贵宾卡之类的。它的经营面很广,单品的
流量很小,服务非常周到,但是利比较高。而超市则不同,它储卖合一,是为了
降低成本;开架销售,是为了促销。商品琳琅满目,可随意挑选,并能伸手就拿,十分方便。促销手段也非常丰富。如会员制、小时促销、打包量贩、分割组合
等,微利大量,重视生鲜,处处面向老百姓的日常生活。
谈到系统建设的方法,大型超市也和百货公司不同。百货公司对计算机的依赖相对弱一点,它允许计算机系统边开发、边运行、边完善,也支持手工操作和计算
机并行。百货公司人多,记帐记得过来,记帐员都归财务管,也有一套记帐方法,帐记得也清楚。但到了超市就不行了,首先有很多工作没计算机就没办法做,
如没有电子条码秤,没有计算机软、硬件的支持,生鲜食品就没法卖,也没法到
出口交款;有了电子秤,秤好了分量,按统一价就可马上打出标签往塑料袋上一
贴,在出口一扫,价就出来了。实行一级管理的超市,一万多种商品的价签如果
都用手去抄,很可能有2000多种会抄错。超市的计算机必须能支持打货架标签。
打出的标签和计算机里的绝对不会有误差,又漂亮,又准确,你只要放对地方就
行了。超市计算机系统如果没有齐备的功能,超市的经营马上就会发生困难。假
如计算机的网线断了,主机“趴”了,前台还卖不卖?百货商场可以,凭开小票
先卖着,等系统运作恢复了,再录进去。超市行吗?运行一中断,前台打不出票
来,就结不了帐,卖场的顾客就会发生骚乱。所以,超市的前台佛山收银系统必须具
备只要有电就能继续运作的功能。再比如超市大流量的问题,一下子10卡车货运
来了,靠手工收这些货,填单一晚上都干不完,除非先不计数,统统进仓库,但
这样就乱套了;如加大库存,又积压了资金,造成了浪费。所以超市大物流对计
算机的要求非常高,超市本身对计算机的依赖性也更强。它不仅要求功能一定齐
备,质量可靠,还要求能够一次开通,不允许一边开发,一边完善,否则就没法
运作。大型超市不需要也没有必要用手工,因为手工跟不上,一天几万条记录,
跟3天就跟乱了。咱们还是把人的弱项让给计算机,把人的长项发挥出来吧!
大型超市对计算机系统的

基本要求

前面讲了数字化经营的概念,讲了大型超市和其它业态主要是百货公司的区别。
抓住这些区别,综合起来说,对一个大型超市的信息系统应该提出这样几个基本要求:
1、这个系统能反映大型超市经营的实质性特征,起码应当满足一级管理、一级核算、进销分离的管理需要。
2、这个系统应该具有严密的过程控制,使业务流程的要求得以准确执行。流程是大型超市运作顺畅的要害环节,必须用科学手段加以严密控制。
3、这个系统所反应的流程一定要简洁,自动化程度要高。如能自动生成每张票据码,自动结算,能保证高效率运行等。
4、这个系统的可靠性要高。如有自动断网保护功能,网断了,只要有电,销售也能照常进行。
5、这个系统应当满足大型超市各种丰富多彩的促销需要。如支持会员销售、生鲜销售、小时销售、组合及分割销售等,使超市的特点能得到充分有效发挥。
对于一个管理水平高的商业企业来说,信息技术的应用可使其效率更高;而对于
一个管理水平差的商业企业来说,信息技术的应用就只会使其管理更加混乱。这
是前几年常听到业界专家说的两句话。他们当时强调的是,任何科学技术离开人
的主观能动性,都发挥不了作用。今天,业界关注热点开始转向电子商务,数字
科技的应用也在扩大领域,支持着企业对企业、企业对消费者的信息互动。这时,我们更加不能忽视商业企业内部信息化的基础建设。与此同时,商业企业如果
不重视经营理念、公众心理、业务流程等这些与人有关的非技术因素,包括电子
商务在内的数字科技的应用都只能是一种“纸上谈兵”的概念!

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