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淺談POS

前言:

 

當企業競爭走向資訊經濟的時代,資訊的整合就顯得越來越重要, 因此運用科技管理已成為全球的趨勢.唯有透過即時、精確的資訊系統才能真實反應出市場實況,據以做出快速又合適的決策. 在這群雄分爭的局面, 誰掌握了先機,能把商品、時間、空間控制的恰到好處,誰就是贏家!

有鑑於此,傳統產業更需要善用科技來維持或提昇競爭力,尤其是在中國烘焙業追求”做大,做強”的競爭環境下, POS(Point Of Sales,端點銷售系統)乃成了能替商家蒐集顧客情報、分析佛山商店软件營運情報,做好進、銷、存管理, 讓您決勝於千里之外又能輕鬆賺錢的最佳工具! POS系統是整個商業流通體系中最前端的一個系統,當其面對瞬息萬變的消費型態時,能為經營管理者即時搜集並掌握各種所需的消費情報,進而依此情報資料進行各種銷售統計與分析,使業者能確實掌握商情,增加競爭力

 

什麼是POS?

POS(Point-of-Sale), 中文稱之為端點銷售系統,也有人稱之為銷售時點信息管理系統.是將早期傳統的單純收銀機,提升為兼具有收銀、銷貨、庫存、報表分析等管理功能的計算機系統。POS系統是一個客製化程度很高的軟硬件系統,可依不同行業別的需求開發,可以把經由收銀台銷售出去的商品,進行精密的資料分析,讓業者在獲得商品銷售、庫存與銷售毛利等情報後,做為後續決策的依據.

 

 

pos系统概述

一般所謂的POS系統,大都具備有前台交易和進銷存的基本功能,而目前較先進的概念已將POS的應用延伸到客戶關係管理。至於設備方面, 一套標準的POS系統應該有收銀主機、錢箱、客戶顯示器、發票機、乃至於先進的觸控螢幕、磁卡/IC卡讀卡機、條碼掃描器…等輔助硬件,如果要有遠距傳輸的功能,當然還需要使用局域網或數據機。

廣泛而言,堪稱完整的POS系統,主要包括有以下各管理系統:

(1)收銀管理:

提供交易資料的輸入和收銀作業。

(2)銷售管理:

根據銷售數據進行各種銷售分析,如: 價格查詢, 單品/部門分類銷售分析, 銷售時段分析、銷售排行榜、退貨分析、來客數分析、客單價分析、客層分析、毛利分析…等。

(3)門店進銷存管理:

提供單品/部門分類的庫存狀況查詢與列印功能,並可以做庫存量統計, 門店調撥、門店盤點、門店 訂購、配送入庫、配送退貨等管理

 

(4)客戶關係管理:

提供VIP貴賓卡管理 (如積分, 折扣, 贈送…)和 VIP排行榜分析等

(5)安全管理:

提供使用者權限管理、登錄資料維護等。

 

導入POS的管理效益

 

在對POS有了初步的了解後, 我們來談談, 導入POS有那些的效益呢? 筆者簡單歸納如下:

(1)提高效率: 縮短每天結賬時間,快速產生各種營業報表

(2)方便决策: 及時準確的信息便於遠程管理, 決勝於千里之外

(3)規範管理:便於連鎖加盟, 拓展版圖

(4)提昇形象:順應潮流, 科技美化企業

(5)輕鬆賺錢

 

此外,本文也將從另一個角度,就導入POS系統的前後,針對POS的四大管理面,逐項做一效益比較分析.

POS導入的管理效益比較

 
導入POS系統之前
導入POS系統之後

收銀管理
1.商品種類、數量繁多,不易控管。

2.人工做帳, 耗時、錯誤率高且容易生弊端。

3.無法掌握即時的營收狀況。
1.採用部門分類,貨號單品管理,加以導入條碼,結帳快速正確。

2. 縮短每天結賬時間,快速產生各種營業報表,可隨時掌握目前詳細營業狀況。

銷售管理
1.除了營業額外,其他營收資料不足。

2.憑直覺、經驗判斷商品暢銷與否。

3.促銷、特賣的效果無法掌握分析

4.商品毛利率異常商品無法掌握。

5.新商品銷售狀況無法評估。

6.顧客購買動向不易掌握。
1.電腦自動詳細分析每日營收資料(單品/部門分類銷售分析、銷售時段分析、銷售排行榜、退貨分析、來客數分析、客單價分析、 客層分析、 銷售員銷售統計分析、毛利分析…)

2.及時資訊決策, 加速產品研發、上市循環時程

3.快速有效的回應顧客,提升顧客滿意度



門店進銷存管理
1.銷售沒有適當和適時記錄, 無法掌握現有庫存。

2.商品缺貨不易查覺或調配。

3.憑店員直覺、經驗進貨


1.前檯銷售資料自動扣減庫存單品 進銷存數量及時準確,便於查詢掌握。

2.商品盤點差異分析及異動追蹤, 確時掌握商品動向。

3.根據歷史交易資料分析,產生進貨需求建議。

顧客管理
1.會員資料管理不易

2.會員歷史消費記錄無法掌握。


1.詳細會員基本消費明細,可隨時查詢會員積分、折扣等。

2.VIP排行榜分析,便於促銷企劃.

導入POS系统的思想準備

基於以上的概述, POS系統具備的功能甚多,如果善加利用,可以帶進的營運效益可說是數以倍計,但是企業在選購這種價高、效益也高的POS系統時,需要更加審慎,才能挑到真正物超所值的生財器具. 否則花下了大筆冤枉錢又造成不便或不能使用的窘境,豈不是賠了夫人又折兵?! 其實,這種慘劇在世界各國是履見不鮮的!而這些都是由於對導入POS的思想不正確或是準備不足所致! 本文僅以筆者從事全球性POS行銷20年,從接觸海內外各國各行業使用POS成功或失敗案例經驗中所學習到的心得,在此提供一些建議,供想導入POS的中國烘焙業者參考,希望對大家有所助益.

l 首先要理清貴企業導入POS的目的和期望效益,並認知POS不是萬能的! 否則很容易乘興而上POS,敗興而下POS!

l 其次要明確功能需求: 可先針對以下幾點加以評估,先了解目前貴企業最急需電子化的部份何在,然後再選擇適當的POS系統模塊.

(1)最想突破的業務瓶頸

(2)最想增加的最高價值

(3)最能改進成功的關鍵因素

(4)最能增加核心競爭力的

(5)連鎖效應最大的

(6)成效獲取最容易的

(7)資源需求最能負擔的

l 再者,決策層和執行層要先達成共識,了解導入POS的過程是艱辛的, 導入POS是要全員參與的! 除了決策層的決心外,也要讓執行者沒有排斥感而願意熱心配合!

l 由於導入POS後是靠機器和流程在運做,而不是像過去靠人的經驗、喜好或習慣做事,因此企業的作業流程要先標準化.

l 導入POS是要循序漸進的,不能燥進,一步到位的風險太大!

l 建立收銀員培訓的標準操作流程,以縮短培訓成本,同時可避免不當操作所可能產生的失敗成本!

l POS是計算機科學,與傳統的收銀機不同,所以設立基本系統管理維護人員是必需的!

l POS是一個系統,是一個解決方案, 它牽涉到許多企業的營運架構和經營哲學,建議在導入POS前,應該先選擇專業的顧問或專業的POS系统供應商做前期的諮商評估,做好系統分析.


如何選擇適合的POS系統?

 

除了以上的思想準備外,還有另一個與導入POS成功與否昔昔相關,又不可或缺的主要課題,那就是如何選擇適合的POS系統. 筆者根據多年實際參與輔導的經驗, 提供參考建議如下:

 

1.不要盲從,要根據每個企業的產品種類和營運模式,選擇合適的資料輸入方式(如採用觸摸屏, 鍵盤 或條碼機

22.不要執著於系統的華麗,POS的使用介面要簡單,操作要方便,要能提高執行效率和方便收銀員的培訓.

33.功能要實用性,系統穩定最重要! 不要一味追求主機的規格配備或系統的功能,而忽視了系統的穩定性!尤其不要為一些華而不實的功能所迷惑(如多餘而不會用到,或功能很多但不是必要的…)! 要知道,功能越多意味著系統可能就越龐大複雜;系統越龐大複雜,那造成操作不方便,資料不正確,系統反應慢,系統不穩定的概率也就越大! 當然你未來所要付出的代價也就越大!

4.系統維護更新要具備方便性. 最好是能透過遠距網路或U盤(隨身碟)執行

5.最後當然是要找一個有經驗又值得信賴的專業POS系統供應商提供解決方案和服務.

 

結語:

 

國內烘焙市場潛力巨大,商機無線,但競爭也大! 若要做大,做強,唯有導入POS管理,以先進的商業智能,創新管理價值,管理出效益,才能輕鬆賺錢! POS是未來門店經營管理的趨勢,沒有POS將無法經營! 雖然烘焙 業導入POS可能會有艱辛的一面,但它的效益也是以倍數計! 今天不做,明天會後悔! 最後,謹以

”POS的效益是經營出來的,不是用錢買來的!”作為本文的結語與大家共勉之!

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