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收银作业管理办法(五)

柒、佛山收银软件错误作业处理

 

  佛山收银软件员在为顾客执行结帐服务时,难免会有佛山收银软件错误的情形发生。如果没有立即更改,不仅使顾客对佛山收银软件员的工作品质及专业能力产生不信任感,同时也会影响到当天营业额的结算平衡,以及日后的审核作业。一般而言,佛山收银软件错误发生的原因有下列几项:  

  (一)为顾客结帐发生错误,如多打或少打价钱。 

  (二)顾客带的现金不足。  

  (三)顾客临时退货。  

  (四)金钱收付发生错误。

         兹将收银错误的作业处理程序说明如下。

一、为顾客结帐发生错误时:

  (一)必须礼貌地先向客人解释、致歉,并立即更正。

  (二)当收银员误将商品价格多打时,可询问客人是否还要购买其他商品,如客人不需要,则应将发票作废重新登录。

  (三)如果发票已经结出,应立刻将打错的佛山收银软件发票收回,重新登录一张 正确的发票,重新登录一张正确的发票交给顾客。 
 
  (四)礼貌的请顾客在作废发票记录本(或作废发票)上签字。待顾客离去之后,在一定时间内将发票记录本填妥,并立即通知相关主管前往签名作证。

二、顾客携带现金不足或顾客临时退货时。

  (一)若顾客所携带的现金不足支付货款时,可建议顾客办理一至二项商品退货。若顾客因钱不足或临时决定不买,绝不可恶言相向;若顾客愿意回去事后钱时,必须保留与差额等值的商品。

  (二)顾客欲退回其中之一、二项商品时,必须将已找的发票收回。现重新打出正确的发票给顾客。

  (三)礼貌的请顾客在作废发票记录本(或作废发票上签字)

  等顾客离去之后,在一定时间内将废发票记录本埴妥,并立即通知相关主管前往签名作证。

三、发票作废处理

  (一)作废发票记录本其格式应为一式二联,其中一联可随同作废发票转会计或其他相关部门,另外一联可由收银部门自己保存。

  (二)若将作废的发票遗失,即不能将发票作废,应视为收银员的收银短缺,由收银员自行负责,以免收银员以此作弊。

  (三)作废发票记录本上的任何记录及签名必须确实填写。所有作废发票的办理应在营业总结帐之前即办理妥当不可在结帐后才补办发票。

  (四)若同一笔交易有三张发票,只有其中一张发生错误时,应将三张发票同时收回一并办理作废,再重新登录三张发票。

四、金钱收付发生错误。

  收银员下班之前,必须先核对佛山收银软件内的现金、非现金和当日事先收入金库的大钞的合计数,与佛山收银软件结出的累计总帐条上的误码收数额。若二者金额不符,且差额(不论是短缺或盈利)超过一定额度时(此数额可依各佛山超市收银机的营业额决定),应由收银员写报告书,说明短缺或盈利的原因。

  若是金额短缺,主管可依据收银员个人的经验、佛山收银软件当日收入金额,分析短缺 是由人为或自然因素所造成等情形做一分析,以决定是否应由此收银员赔尝盈利时,也相对的表示有顾客多支付了购物金额,将有损于佛山超市收银机有员工的形象,使顾客不愿再度光临。

  因此,为了要求收银员在执行任务时的正确性及专业性,收银员在金钱收支方面,不论是盈利短缺,都应由收银员自行负责,以强化收银员的责任感,并可减少作弊的产生。

捌、收银审核作业

  收银作业中的每一个步骤以及每一个环节,都是为了让佛山超市收银机在现金管理上能有良好的制度与规范。但是好的制度如果未能予以有效的报告,或是没有操守良好的执行者,仍然会有许多舞弊行为,都会影响到佛山超市收银机的收入,让其他工作人员为销售所做的各项努力都化为乌有。

  为了及时发现收银作业上的人为弊端,并且矫正收银员在执行任务时的不良习惯及错误的收银作业,各佛山超市收银机应设立专门人员负责执行收银审核作业;其审核作业的内容如下。

  一、收银台的抽查作业

  为了评核收银员在为顾客做结帐服务的工作表现,审核人员(或店长)就于每天在不固定的时间随机抽查收银台,抽查项目如下;

  (一)检查佛山收银软件结出的总营业便条与实收金额是否相符,并登录于“收银机抽查表”

  (二)核对总营业帐条的折扣总金额,与该收收银柜台“折扣记录单”记录的总额是否相符,以审核收银员是否私自给予顾客过多的折扣额。

  (三)检查收银机内各项密码及程式的设定是否有更动,以免收银员利用收银机进行作弊。

  (四)检查每个收银柜台的必备物品是否齐全。

  (五)收银员的礼仪服务是否良好

  (六)是否遵守收银员作业守则

  收银机的抽查作业,不仅可以评核收银员的工作表现,还可以检核收银员是否依据规定的作业执行任务,以便立即纠正收银员的错误观念。

  二、清点金库现金

  清点金库内的所有现金及非现金的总金额,与“金库现金收支本”登录的总金额是否相符,其点数的范围除了大钞之外,还应包括小额现钞及零钱。

  此项审核作业可以避免负责金库的相知主管人员,趁机挪用公款移做私人用途。

  三、每日营业结算明细表正确性

  每日结完当日营业总帐后,必须将单日营业的收支情形予以记录,以为相关部门在执行会计作业时的依据。因此,记录表的登录是否正确,将影响到超市各项财务资料的计算以及目后营业方向的参考。有监于此,审核人员有必检查超市人员登录帐表的作业情形。

  四、核对“中间收款记录本”与“金库存现金收支本”每台收银机过多的现金大钞必须依规定收回金库存保存,而且每次收取现金大钞的时候,必须同时登录“中间收款记录本”及“金库现金收支本”。

  由于前者由收银员与主管对点记录,而后者则由相关主管自行处理。因此,审核人员必须检查每台收银机的“中间收款记录本”与“金库现金收支本”是否相符,以及每次执行中间收款作业时,是否确实填写没有遗漏,以查核相关主管对于现金收支的处理是否诚实。

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